Getting Things Done 核心思想

针对的问题

  • 因任务繁多而焦虑
  • 拖延，不知道如何开始
  • 经常记不住要做的事情
  • 做事不集中，做一件事情的时候想着其他的事情
  • 闲着的时候无所事事，忙的时候又有很多规划和想法

GTD 简单总结

  • 通过一个辅助系统来帮助你记录和规划要做的事情，让你不需要用脑子惦记这么多的事情，从而做到stress-free

Key Takeaway

  1. 把任务写下来而不是用脑子记
  2. 写出具体的小步的下一步可执行的任务
  3. 对不同的任务做分类
  4. 定期更新任务系统

GTD系统工作流

GTD-workflow

  • 材料 就是我们遇到的所有的任务、想法等，需要使用一个工作篮来收集，只需要一个方便记录的工具就行，比如一些可以多端同步的app、甚至待办清单app
  • 材料需要被划分到几大类清单当中:
    • 参考资料: 一个收藏夹，看到以后可能用得到的资料可以找个app收藏起来
    • 将来/也许/Maybe清单：不适合现在做，以后有空再决定
    • 立刻执行：如果一个任务2分钟以内或者很容易就能完成，马上做掉它！
    • Waiting清单：一些事情无需自己操刀，委托别人做，放入waiting追踪结果即可
    • 日程表: 特定时间的安排，比如约了开会、看电影、看病等，放入日历APP
    • 下一步行动清单：已经确定该怎么做，但是需要找时间完成的任务，可以放入这个清单，可以按照所需时间、地点、优先级等因素在空闲时间完成
    • 项目: 这个是最不好处理的，通常不清楚如何下手或者需要很多步骤才能完成
      • 一个是可以用项目管理工具来单独处理项目
      • 一些简单的多步骤任务可以直接使用todo app的子项目来记录
    • (自己加的)紧急任务: 可以单独列个清单或者给任务加上ddl提醒

如何实现GTD系统

  • 目前使用Apple自带的Reminder + 随便一个日历App + (可选)项目管理App(e.g. Logseq, Trello, etc.)
    • 新版本的Reminder可以给任务打tag，再根据tag和其他筛选条件创建smart list的这个功能。这样我们就可以把任务都放入Inbox工作篮的清单中，然后打不同的tag进而细分到其他的清单当中。
    • 日程表可以通过任何一个日历App实现，Apple自带的日历就不错
    • 参考资料使用一个方便检索的收藏夹即可，不是很重要
    • 项目比较不好处理，一般的多步骤任务可以直接创建子reminder，这样子任务也可以通过tag进到不同的任务清单中。大型的项目还是需要通过一些专门的App来追踪进度比较好
    • 还有一些是日常重复任务，reminder也可以很好的解决，目前单独使用了一个清单处理重复的日常任务，当然想加入到下一步清单中也是可以的
  • 目前的系统示例(测试中…)
    • Reminder-app
    • Inbox、Project、Repeated是三个实体清单，Inbox是收集一般的任务、Project收集多步骤的任务、Repeated主要是一些每天、每月重复要做的任务
    • Unassigned Inbox是没被打任何tag的任务，一般想到什么要做的都可以先收集到这里
    • Next Action是下一步行动清单，打了Next tag的任务会收集在这里
    • Waiting和Maybe分别是委托他人的任务清单和将来也许清单，根据Waiting tag和Urgent tag来筛选
    • 如果需要按地点、优先级、所需时间等要素来分类任务也可以加入这些tag就可以筛选出对应的清单了

读后感

优点

  • 这本书介绍的方法还是挺好的，尤其是结合现如今信息化的各类效率App，能够很有效地给大脑减负。大多数人面多繁多的任务仅仅靠脑子记是不够的
  • 这里面对任务的分类也很关键，takeaway里面的4点，我们很多人1、4条都已经做到了，我们把要做的事情记录在to-do app中，并且定期更新。但是这里面有一个问题，那就是如果不分类而是单纯的记录，很多时候事情会多到超出我们的预期，从而导致执行的时候非常困难，不知道该从那个任务开始做，最后还是去找离ddl最近的任务做。又或者自行过滤掉一些认为“不重要”的任务，结果还是会忘记或者脑子里惦记
  • 下一步行动也是一个很好的idea，很多人或书都提到，开始做是最困难的一步，而阻止我们开始的一个很大原因就是因为我们不知道要做什么，所以把大任务拆分成一个个可执行的下一步行动也是GTD的关键所在

缺点

  • 缺点主要体现在书的写作上，不知道是否是翻译的原因，很多话都是绕来绕去重点不突出，读起来比较费劲。而且章节之间的划分也不明确，很多东西前面提过后面又原封不动地重复一遍，显得莫名其妙
  • 我觉得还是因为核心思想过于简单，举例涉及到作者的客户商业内容又不能说的很具体，只好硬加入很多空话。另外就是一些难点，比如如何安排项目，是因人而异的，作者无法在书里给出答案

推荐

  • 个人建议如果能够理解GTD的思想，直接看别人总结的blog或着视频就可以，如果想看原书可以快速浏览，看核心思路即可